En este tutorial os explicaremos todo lo necesario para crear y modificar las actividades de tu centro deportivo.

Actividades: Cursos y clases particulares

En Sporttia se diferencian dos tipos de actividades: cursos y clases particulares.

Los cursos son actividades que se realizan durante una temporada generalmente larga como escuelas deportivas mientras que las clases particulares son clases esporádicas que ocupan solo un día (ej. clase de pádel).

Cuando accedemos al módulo actividades, a través de la opción “Actividades- actividades”, vemos un listado con todos nuestros cursos y clases particulares.

Crear un curso o Clase particular

Para crear un curso, lo primero que debemos hacer es darle al botón +Crear actividad. Nos aparece una ventana como la que se muestra a continuación.

Los campos que tenemos que rellenar son los siguientes:

• Deporte: Deporte que está asociado a la actividad. Lo buscaremos pinchando en la lupa.
• Estado: Tenemos posibilidad de elegir entre dos estados: abierto, la actividad estará visible y Cerrado, estaría inactiva por lo tanto los usuarios no la verían.
• Tipo: Elegimos entre curso o clase particular.
• Nombre y descripción: El nombre de la actividad y la descripción, que la utilizamos para poner toda la publicidad o información que queramos que el usuario conozca, ya que tiene acceso a ella.
• Profesor: El profesor encargado de impartir la actividad. Previamente tendría que estar dado de alta como profesor (opcional).
• Max. de alumnos: Número máximo de alumnos que pueden inscribirse en la actividad. Nota: los administradores del centro siempre pueden inscribir más usuarios de los que este número indique, esto sería una limitación para los usuarios al igual que las fechas de inscripción.
• Inicio y fin de la inscripción: Desde qué día y hasta qué día pueden realizar los usuarios la inscripción.
• Hora de inicio y fin de la inscripción: Desde qué hora y hasta qué hora pueden realizar los usuarios la inscripción.
• Duración desde y hasta: Fecha en la que comienza y termina la actividad.

Una vez rellenado todos los campos, le daremos a guardar y nos aparecerán las siguientes pestañas.

Tarifas

Las tarifas son grupos relacionados con una matrícula y una cuota a pagar durante un tiempo y cada cierto tiempo.

• Para crearla haga clic en el botón + Crear nueva tarifa. Se abrirá un cuadro en el que podrá indicar el nombre de la tarifa, desde cuando hasta cuándo van las cuotas (aparece por defecto con las fechas del curso), si esa tarifa está limitada a algún grupo obligatorio, la edad máxima y mínima, el límite de usuarios, el importe de la matrícula, si la inscripción será online o solo presencial, el importe de las cuotas, su periodicidad y un cuadro de notas por si queremos añadir alguna información. Puede crear tantas tarifas como necesite.

Nota: Por defecto cuando creamos una actividad siempre se crea una tarifa llamada general, que podemos modificar (pinchamos sobre el nombre para modificarla).

• También podremos modificar todos estos datos de las tarifas existentes e incluso eliminarlas, haciendo clic sobre su nombre accedemos a ella para modificarla, y una vez dentro la podemos eliminar pulsando el botón rojo eliminar.

Inscripciones sin coste

Para realizar una inscripción sin coste basta con crear, o modificar una tarifa y establecer que la matrícula sea 0€. Obviamente también establecemos que la cuota sea 0€. Para esto dejamos ambas casillas en blanco.

Horarios

Las actividades pueden estar compuestas de horarios. Esto nos puede ser muy útil para ocupar los periodos en los que se va a impartir una actividad en una pista y día concreto durante un periodo de tiempo, para que nadie pueda alquilarla.

Añadir/modificar un horario

• Haga clic en el botón + Crear nuevo horario. Se abrirá un cuadro en el que podrá indicar la pista, el profesor, el estado, inicio y fin del horario (establecido por defecto con las fechas del curso), días de la semana y la hora de inicio y fin. Podemos crear tanto horarios como queramos.
• A la hora de modificar o eliminar un horario, se hará de forma individual en cada uno de los periodos que se crean. Haciendo clic sobre la fecha (columna creado) accedemos a ese periodo concreto y podemos modificar cualquiera de los campos o incluso eliminarlo. Por ejemplo: si un día se anula una clase, solo eliminamos esa ocupación, o bien si un día el profesor está enfermo y tenemos que cambiarlo por otro.

Alumnos

Ésta es la pantalla específica para gestionar los alumnos de una actividad. Aquí detallaremos las funcionalidades de esa pantalla.

Añadir/modificar un alumno

• Primero seleccionaremos en el desplegable “tarifa” en cuál va a apuntar al alumno e inmediatamente haga clic en el botón + Añadir nuevo alumno. Se abrirá un cuadro en el que podrá buscar al nuevo alumno, indicar el periodo de inscripción en la actividad, notas y cómo vamos a cobrarle la matrícula y las cuotas (ojo! si vamos a cobrarlas mediante domiciliación bancaria debemos elegir la opción recibo en este caso).
• Podremos cambiar al alumno de actividad y/o tarifa a través del botón “cambiar de actividad/tarifa”, pero antes de ello habrá que eliminar o devolver el pago creado. Esta opción la explicaremos con más detenimiento en un nuevo tutorial.
• Podremos consultar todos sus movimientos en relación a las inscripciones en dicha actividad a través del botón “histórico” (pinchando sobre el nombre del usuario).
• Podemos dar de baja a día actual al alumno, pulsando sobre el botón “Dar de baja”. Primero habrá que revisar los pagos que ha realizado dicho usuario para saber si hay que devolverlos o eliminarlos (en caso de estar pendientes) o dejarlos como están (se daría de baja al alumno pero no a los pagos).

Con los filtros podremos buscar a un alumno, cambiar de tarifa para ver los inscritos en cada una de ellas y ver sólo los alumnos activos actualmente o los activos y pasados.

Una vez que obtenemos la información que necesitamos podemos descargarla en pdf o csv (excel).

Cuotas

Tenemos una pantalla específica para poder controlar las cuotas de nuestros alumnos y realizar diferentes acciones. Esta pantalla está ordenada en filas por alumnos, y en columnas por periodos de cobro, formando un panel de cuadros muy ordenado y sencillo a simple vista.

Se diferencian tres colores: gris (cobros no emitidos), rojo (cobros pendientes de pago) y verde (cobros pagados).

En el desplegable “tarifa” elegiremos la tarifa y nos mostrará el listado de alumnos inscritos en la misma. Independientemente del día que inscribamos al usuario, las cuotas se generan el día 1 de cada mes.

Para cobrar esa cuota, solo tenemos que hacer clic sobre el importe y se abre un popup en el que señalaremos la forma de pago. Si no va a estar el mes entero (por ejemplo porque se haya apuntado el día 12) y queremos cobrarle un importe menor, podemos cambiarlo en el momento del cobro y escribir el motivo en el cuadro de notas (Ojo! Antes de darle a cobrar debemos guardar dichos cambios. Primero guardar y luego cobrar). Una vez cobrada aparecerá en color verde.

Una vez cobrada, si volvemos a hacer clic sobre el importe, tenemos acceso al mismo popup, en el que ahora vemos quien ha sido el cobrador y cuál ha sido la forma de pago. Podemos imprimir un ticket al usuario o incluso devolver el pago de esa cuota (utilizando el botón devolver y eligiendo entre una de las dos opciones, monedero o al contado).

Seleccionando una casilla (o varias) y haciendo clic sobre el botón “Ejecutar acción”, podemos aplicar diferentes acciones a esos pagos, como eliminar ese cobro pendiente o pasarlo a recibo.

Papelera

Siempre que tengamos marcado el botón “papelera” veremos todo lo que hayamos eliminado en algún momento, independientemente de la pestaña por la que nos movamos.

En la lista de espera podrá llevar un registro de usuarios que no se hayan podido inscribir a primera instancia en la actividad.

Si desea sacar diferentes listados, puedes hacerlos a través de la pestaña (actividades y dependiendo del listado que necesite pulsará en una de las diferentes opciones)